Mehr als nur Tabellen: Spalten, Zeilen, Formeln & mehr: Was Excel so alles kann

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von der Firma Microsoft kennt vermutlich jeder, welcher gelegentlich einen PC bedient. Aber obwohl Excel enorm bekannt ist, überblicken viele bloß einen Bruchteil der Features des mächtigen Tools. Denn Excel könnte wesentlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir erläutern, was hinter diesem Allround-Talent an Software liegt.

Excel: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Excel im Überblick

Zunächst mal muss man über Excel wissen, dass die Computersoftware dafür dient, Tabellen zu erstellen. Es wird daher hauptsächlich hierfür eingesetzt, Datenmaterial nützlich zu erfassen wie auch zu sichern – zum Beispiel Kundenlisten samt Vornamen, Nachnamen, Telefonnummern etc. Um solche Daten äußerst übersichtlich sowie optisch ansprechend aufbereiten zu können, bietet Excel übrigens verschiedene kostenfreie Vorlagen.

Excel eignet sich aber nicht bloß für ebendiese Dateneingabe und die visuelle Aufbereitung jener Daten, nein. Geht man über diese Ebene hinaus, wird Excel gerade so richtig spannend: Dieses Tabellenkalkulationsprogramm ist insofern genauso in der Lage, Daten systematisch zu analysieren, zu ordnen und auszuwerten – Funktionen, welche unzählige Anwender schon nicht mehr nutzen:

• Excel kann anhand der eingegebenen Angaben Kalkulationen anstellen.
• Excel kann Daten in übersichtliche Diagramme und Grafiken transformieren.
• Excel hilft, definierte Zielgrößen sowie Zeiträume im Augenmerk zu bewahren.
• Excel liefert Prognosen basierend auf bisheriger Werte ab.

Kurzum: Excel ist ziemlich einflussreich und ziemlich klug. Und sogar wenn das Programm bereits alt ist (erstmals auf dem Markt erschienen ist es schon 1987), wird dieses konstant weiterentwickelt. Als Teil der Office-Produktpalette gehört es neben dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word und dem E-Mail-Client Outlook zu den wesentlichsten Produkten der Firma Microsoft. Mittlerweile ist Excel natürlich auch Teil der Microsoft-Office-365-Familie und nicht mehr nur für Windows verfügbar, sondern auch für macOS und als mobile Applikation für Smartphones und Tablets (Android, iOS, Windows Phone).

Hinweis: Durch die Excel App lassen sich ziemlich simpel Tabellen, die ausgedruckt vor einem sind, digitalisieren. Einfach ein Foto machen und schon hat man alle Angaben der abfotografierten Tabelle digitalisiert in Form einer Excel-Tabelle parat. Sehr praktisch und flink!

Welche konkrete Einsatzmöglichkeiten bietet das Tabellen-Tool Excel?

Wegen der vielfältigen Funktionen kann Excel im Wesentlichen in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens sinnvoll verwendet werden. Es eignet sich zum Beispiel perfekt hierzu, To-Do-Listen zu notieren, die nützlich sind, den Überblick über zu machende Aufgaben zu bewahren. Wer etwas tiefer ins Projektmanagement starten will, kann anhand von Excel gleichfalls Zeitpläne generieren, um Projektphasen zu veranschaulichen, Meilensteine zu bestimmen und die Dauer von Leistungen zu ermitteln. Oder wie sei es, einen individuellen Kalender zu erstellen, in welchem sämtliche für das Kollektiv wesentlichen Arbeitstermine und Daten eingetragen sind? Kleiner Tipp: Wer in Excel unter „Weitere Vorlagen“ nach dem Stichwort „Kalender“ recherchiert, bekommt etliche kostenfreie Kalender-Vorlagen.

Ebenfalls ein sehr gefragter Einsatzzweck von Excel: Zeiterfassung. Von der simplen tabellarischen Übersicht geleisteter Stunden über eine automatisierte Summierung sowie Darstellung von Überstunden bis hin zur Generierung komplexer Schichtpläne ist alles möglich. Auch für ebendiese Zeiterfassung sind online viele Excel-Vorlagen kostenlos verfügbar, welche als Basis für die eigene Zeiterfassung fungieren könnten.

In Konstellation mit der Textverarbeitungssoftware Microsoft Word lassen sich via Excel zudem Serienbriefe schlau gestalten: Unkompliziert den Text in Word tippen und die Adressdaten aller Rezipienten in Excel sichern. Nun noch beides zusammen verbinden und ab an den Printer schicken – so lässt sich jeder Brief mit einer individuellen Adresse und Anrede versehen, ohne diese Angaben in jedem Schreiben manuell eintippen zu müssen. Das gelingt in Zusammenhang mit Microsoft Outlook übrigens sogar als Serien-E-Mail.

Wer in einem deutschen Betrieb in der Buchhaltung tätig ist, wird sicherlich mehrfach mit Excel in Kontakt kommen. Weil das Computerprogramm besitzt im Allgemeinen alles, was man als Buchhalter benötigt: Es lassen sich selbst Einnahmenüberschussrechnungen erstellen und sowohl die simple wie auch die doppelte Buchführung mit Haben und Soll perfekt abbilden.

Nebst der Buchhaltung wird Excel auch von etlichen Entwicklern in der Informationstechnik eingesetzt: Anhand der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XLM-Makros kann man Abläufe automatisieren und auf Grundlage von Excel individuelle Funktionen codieren. Gleichzeitig kann man das Tabellenprogramm auch für einfache Anforderungen als Verzeichnis nutzen.

Fazit: Excel ist mehr als nur ein Tool zur Erstellung von Tabellen

Excel lohnt sich spitze für die Dateneingabe, eine Auswertung dieser Datensammlung, für mathematische und statistische Berechnungen und zur optischen Aufbereitung von Daten und Zahlen in Form von Diagrammen & Co. Genau das macht die Computersoftware Excel zu einem wahrhaftigen Allround-Talent, welches nicht bloß im Unternehmensumfeld, sondern auch im Privaten zahlreiche durchdachte Einsatzmöglichkeiten offeriert. Man denke nur an Einkaufslisten, To-Do-Auflistungen für die komplette Familie, die private Buchhaltung oder an Gästelisten für die Hochzeit – Excel hilft auch im persönlichen Alltag beachtlich, sich zu organisieren sowie Planungen anzustellen.

Da überrascht es nicht, dass dieser Klassiker in der Softwarewelt auch heutzutage noch so gefragt ist, wie auch zu Beginn – selbst wenn jedweder Excel-Nutzer recht gewiss bereits öfter als einmal geschimpft hat, angesichts der Tatsache, dass er in dem mächtigen Werkzeug nicht die Eigenschaft gesehen hat, die er sucht. Doch dafür existieren ja zum Glück Suchmaschinen: Einmal eingetippt „Wie kann ich in Excel…?“ stößt man auf zahlreiche wertvolle Blogs sowie Video-Tutorials zu jedem erdenklichen Excel-Thema.

Wollen auch Sie Excel in Ihrem Betrieb einsetzen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Quellen:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/excel
https://www.computerwissen.de/software/office/excel/programm-excel/mehr-als-nur-tabellenkalkulation-das-kann-excel/
https://excelhero.de/excel-funktionen/
https://de.godaddy.com/blog/excel-tipps-fuer-einsteiger-13-wege-excel-richtig-zu-nutzen/