Ohne E-Mail läuft in kaum einem Unternehmen etwas.
Für das Jahr 2021 hat die Radicati Gruppe weltweit 319,6 Milliarden E-Mails pro Tag prognostiziert, beruflich und privat zusammengenommen.
Laut einer aktuellen Bitkom-Untersuchung bekommen Mitarbeiter in Deutschland allein im Job im Schnitt rund 26 E-Mails pro Tag. Das reicht von Abstimmungen und Terminvereinbarungen über Bestellungen, Vertragsabschlüsse und automatisch erstellte Rechnungen bis zu geheimen Produktdaten, Gehaltsinformationen und sensiblen Geschäftsdaten.
Kaum jemand denkt dabei daran, dass E-Mails normalerweise im Klartext verschickt werden. Damit sind sie eine Angriffsfläche für Cyberkriminelle, die man nicht unterschätzen sollte.
E-Mails sind ein häufiges Einfallstor für Angreifer
Ein Großteil aller Internetangriffe läuft nach wie vor über E-Mails.
Das überrascht nicht. Eine unverschlüsselte E-Mail ist wie eine Postkarte, die unterwegs jeder lesen und verändern kann.
Deshalb lohnt es sich, auf wirksame Verfahren zur E-Mail-Verschlüsselung zu setzen. Damit verhindern Unternehmen, dass Fremde mitlesen, und sichern die Integrität ihrer E-Mails. Außerdem hilft die Verschlüsselung, die Vorgaben der europäischen DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Verstöße dagegen können mit Geldstrafen bis zu 20 Mio. € geahndet werden.
Verschlüsselung schützt die E-Mail auf dem ganzen Weg
Damit die E-Mail-Kommunikation wirksam geschützt ist, sollten grundsätzlich drei Bereiche verschlüsselt werden:
die Verschlüsselung des Mail-Transfers
Für einen geschützten E-Mail-Transfer braucht es das universell einsetzbare Protokoll Transport Layer Security, kurz TLS. Bei der TLS-Verschlüsselung, auch Transportverschlüsselung genannt, wird die Verbindung zwischen 2 Servern während der Übertragung verschlüsselt. Beim Mail-Anbieter und an den Knotenpunkten des E-Mail-Transfers liegen die Mails allerdings ungeschützt vor. Technisch gut ausgerüstete Internetkriminelle könnten genau an diesen Stellen einen „Man-in-the-Middle-Angriff“ starten.
die Verschlüsselung des Mail-Textes
Damit der eigentliche Text einer E-Mail unversehrt bleibt, sollte zusätzlich der Inhalt verschlüsselt werden. Die gängigsten Verfahren dafür sind Pretty Good Privacy, kurz PGP, und Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions, kurz S/MIME. Mit PGP oder S/MIME können nur Absender und Empfänger die E-Mail samt Anhang lesen, sofern sie den nötigen Schlüssel haben. Weder die beteiligten E-Mail-Anbieter noch Angreifer können die Nachrichten mitlesen oder verändern. Deshalb schützt diese Technik die Inhalte deutlich besser.
die Verschlüsselung abgespeicherter Mails
Empfangene E-Mails bleiben nach dem Lesen meist im Postfach oder im Archiv und sind dort nicht vor dem Zugriff Dritter geschützt. Deshalb sollten auch archivierte Mails verschlüsselt werden. Die Archivierung läuft dabei auf dem Server. Eine clientseitige End-to-End-Verschlüsselung würde die Lesbarkeit einschränken und damit unter anderem gegen rechtliche Vorgaben verstoßen. Die Benutzer sind in die Ver- und Entschlüsselung also nicht direkt eingebunden, und die Daten bleiben trotzdem gesichert. Zusätzlich schützt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, vor allem bei E-Mail-Web-Clients.
Gesetzeskonforme E-Mail-Kommunikation ist von Anfang an möglich
Mail-Verschlüsselung muss nicht kompliziert sein.
Mit den heute verfügbaren Techniken und Verfahren können Unternehmen die Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität ihrer E-Mails sicherstellen und die Datenschutzanforderungen aus Art. 32 Abs. 1 lit. a und lit. b der DSGVO erfüllen.
Wenn Sie Fragen zur Mail-Verschlüsselung haben oder ein Programm für eine geschützte und rechtskonforme E-Mail-Kommunikation suchen, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen bei Auswahl und Einrichtung.
