IT-Onboarding: Neue Angestellte erfolgreich sowie sicher einbinden!

Es gibt keine zweite Chance für einen Ersteindruck – dies gilt mittlerweile vor allem im Recruitingprozess. Damit frisch eingestellte Kollegen nicht schon innerhalb der Probezeit wieder kündigen, ist ein systematisches Onboarding unter Einbeziehung unterschiedlicher Abteilungen, besonders der IT-Abteilung, elementar. Was Betriebe beim Eingliederungs-Verfahren aus Sicht der IT erwägen sollten, lernen Sie im nachstehenden Artikel.

In einer kompetitiven Businessumgebung, in der professionelle Mitarbeiter immer häufiger ihren Arbeitsplatz verändern, wird ein strukturiertes und durchdachtes Onboarding immer bedeutender. Zum einen erlaubt es einen optimalen Startpunkt ebenso wie eine effektive Einbeziehung neu eingestellter Arbeitnehmer in den Betrieb, auf der anderen Seite profitieren Firmen durch eine höhere Effizienz und eine effektivere Bindung des Mitarbeiters ebenso wie die als Folge fallenden Fluktuationskosten.

Gemäß der kürzlich erschienenen Erhebung „Onboarding im Wandel“ (s. PDF) von Haufe haben heutzutage 83 Prozent der betrachteten Geschäftsbetriebe erkannt, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding zentral ist, um neu gewonnene Mitarbeiter zeitnah in das Unternehmen einzugliedern wie auch dauerhaft zu halten. Gleichzeitig sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Startjahr durch getroffene Onboarding-Strategien gesenkt werden konnte. 93 Prozent der Betriebe sind außerdem der Meinung, dass durch zielgerichtete Einarbeitung die soziale Eingliederung der neu eingestellten Kollegen verstärkt und vorangetrieben werden kann. 92 % der Unternehmungen stimmten darüber hinaus zu, dass das ebenso für die fachspezifische Einbindung gültig ist.

Ungeachtet ebenjener Onboarding Maßnahmen berichten 30 Prozent der Geschäftsbetriebe von Fällen, bei denen kurz zuvor eingestellte Beschäftigte noch vor dem ersten Werktag wieder gekündigt haben. Möglicherweise, da sie sich nicht willkommen gefühlt haben, allgemein an der neuen Stelle Zweifel hatten oder vom neuen Arbeitgeber bis zum 1ten Arbeitstag nichts mehr gehört haben?

Von daher reicht es insofern nicht, die neu gewonnenen Fachkollegen mit einem Blumenstrauß am Empfang zu begrüßen – vielmehr sind schlüssige Onboarding-Schritte notwendig, die in den Monaten und Tagen kurz vor dem Arbeitsbeginn des neuen Arbeitnehmers benutzt werden. Dazu zählt gleichermaßen das IT-seitige Onboarding.

Der frühe Vogel fängt den Wurm!

Nunmehr ist fast jedwedes Wirtschaftsunternehmen auf eine leistungsfähige IT-Umgebung angewiesen. Sei es für Arbeitshandlungen eines speziellen Beschäftigten, die Organisation und Regulierung von Aufgaben ebenso wie Betriebsabläufen oder etwa den Austausch innerhalb der Projektgruppen, zu Verbrauchern und mit Lieferanten.

Da ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz nicht nur für einen 1. vorteilhaften Eindruck sorgt, sondern auch für die kommende Entfaltung sowie die Produktivität eines Arbeitnehmers essentiell ist, nimmt die Firmen-IT-Infrastruktur beim ordnungsgemäßen Onboarding eine elementare Rolle ein.

Beim Eingliederungsprozess ist die Unternehmens-IT in erste Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsplatz eines neu gewonnenen Angestellten vor dessen Eintrittstag aufgesetzt wird. Dazu zählen zusätzlich zu dem Bestellen ebenso wie dem Bereithalten der richtigen Endgeräte, die Installation und das Einrichten aller notwendigen Software, Logins ebenso wie Berechtigungsstrukturen. Ebenso sollten u.a. Sicherheits-Bewußtsein-Schulungen für die Themengebiete IT-Sicherheit und Informationsschutz erstellt und umgesetzt werden, um die neu gewonnenen Kollegen von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Themengebiete sensibilisieren und bestärken zu können.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Betriebs-IT!

Noch immer gibt es etliche Betriebe, in welchen das informationstechnologische Onboarding nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt wird. Hier kann sich ein ungeeignetes oder schlechtes Onboarding ungut auf die Mitarbeiterintegration auswirken und bisweilen eine Unwägbarkeit für die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit und darüber hinaus den Datenschutz darstellen.

Darum ist das IT Onboarding für eine Unternehmung essentiell.

Hierbei hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das nachstehende Vorgehen durchgesetzt:

1. Selektion der idealen Gerätschaften

Bei der Wahl der geeigneten Hardware ist zu beachten, dass alle Firmenbereiche sowie Anwendungsverantwortlichen von der IT, über die Personalabteilung bis hin zur Fachabteilung in den Prozess mit eingeschlossen werden.
In einem gemeinschaftlichen Gespräch gilt es festzulegen, welche Computerkomponenten, Endgeräte ebenso wie Zubehörkomponenten der hinzugewonnene Mitarbeiter braucht. Ist diese Hardware nicht verfügbar, muss sie von der IT-Abteilung in Absprache mit dem Einkauf bestellt werden. Sofern die Hardware vorhanden ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem notwendigen Arbeits-Equipment sowie die Inbetriebnahme ebenso wie Kontrolle der Online- sowie Telefonverbindung.

2. Feststellung der erforderlichen Applikationen ebenso wie der Nutzungsrechte.

Parallel zur Ausstattung des physikalischen Arbeitsplatzes soll die notwendige Computersoftware ausgemacht werden. In Abhängigkeit von Stellenprofil benötigt der neue Mitarbeiter zusätzlich zu den gängigen Anwendungen wie Microsoft Office ebenso unternehmensspezifischere Softwareanwendungen, wie ggfs. ein Enterprise Resource Planning-System, Grafik-Tools oder etwa InDesign. Die Unternehmens-IT wird zuvor kontrollieren, ob Userlizenzen erworben beziehungsweise erweitert werden müssen. Nachfolgend heißt es, die Software zu installieren, die Benutzerrechte zu erteilen und das E-Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Angestellten aufzusetzen.

3. Umsetzung der Zeiterfassung

Entsprechend einem Urteil des EuGH vom 14.Mai 2019 sind Unternehmen verpflichtet, Werkzeiten von Angestellten zu dokumentieren. Daher sollte für jeden neuen Beschäftigten ein individuelles Zeitkonto vorgesehen werden, um die Zeiten direkt vom 1ten Werktag an aufzeichnen zu können.

4. Einrichtung der Zutrittskontrolle

In einigen Unternehmen wird die Zutrittskontrolle technologisch verwaltet. Die Betriebs-IT sollte die jeweiligen Firmenbereiche freischalten, damit der neue Angestellte nicht vor verriegelten Türen steht.

5. Verfügbarmachung, Administration und Sicherung mobiler Endgeräte

Die meisten Unternehmungen bieten ihren Angestellten für das flexible Tätig sein die Nutzung mobiler Devices. Wird ein neuer Arbeitnehmer mit einem portablen Device etwa einem Notebook, einem IPad oder einem Smartphone versehen, sollten solche Devices in einer Mobile-Device-Management-Solution administriert werden. Um die Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu steigern, sollten die benutzten Geräte unter anderem durch eine Anti-Viren-Software, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine Harddriveverschlüsselung geschützt werden. Darüber hinaus sollte ein Virtual Private Network, kurz VPN, aufgesetzt werden, um neuen Arbeitnehmern einen gesicherten Remote-Zugang auf das Firmenetz zu gestatten.

6. Einführung sowie Trainings zu sicherheitskritischen Themen

Beim Jobantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neu gewonnenen Mitarbeiters in die Technologie, Softwarekomponenten sowie die IT-Security. Ebenso sollte die Betriebs-IT den neuen Angestellten mit den Bestimmungen für die Internetnutzung ebenso wie mit dem unternehmenseigenen Datenschutzprozess vertraut machen. Darüber hinaus sollten in den 1ten Wochen und Monaten Security-Awareness-Fortbildungen für die Bereiche IT-Sicherheit und Informationsschutz terminlich festgelegt und vollzogen werden, um die neuen Mitarbeiter von Anfang an für sicherheitsrelevante Themen sensibilisieren und interessieren zu können.

Mitarbeiterbindung vom ersten Tag an!

Insbesondere in den ersten 100 Tagen ist das Risiko hoch, dass neu eingestellte Beschäftigte wieder abspringen. Des Öfteren werden dabei gemäß der aktuellen softgarden-Studie „Probezeit für Arbeitgeber“  ein schlechtes Betriebsklima, falsche Erwartungen an die Betriebskultur oder auch die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managerstil als Grund angegeben.

Darum ist es unabdingbar, dass neu gewonnene Arbeitskollegen gerade in der Anfangszeit vermittels eines sinnvoll organisierten und mit System gestalteten Onboarding-Prozesses aufgenommen und in den Betrieb eingebunden werden.

Möchten auch Sie wissen, wie Sie ein zielorientiertes wie auch effektives IT-seitiges Onboarding aufbauen können, das es allen Mitarbeitern erlaubt, auf unkomplizierte und informative Weise zu starten? Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!