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Zwei Männer in einem Meeting-Raum geben sich die Hand und lächeln.

IT-Onboarding: Neue Angestellte erfolgreich sowie sicher einbinden!

Es gibt keine zweite Chance f├╝r einen Ersteindruck ÔÇô dies gilt mittlerweile vor allem im Recruitingprozess. Damit frisch eingestellte Kollegen nicht schon innerhalb der Probezeit wieder k├╝ndigen, ist ein systematisches Onboarding unter Einbeziehung unterschiedlicher Abteilungen, besonders der IT-Abteilung, elementar. Was Betriebe beim Eingliederungs-Verfahren aus Sicht der IT erw├Ągen sollten, lernen Sie im nachstehenden Artikel.

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In einer kompetitiven Businessumgebung, in der professionelle Mitarbeiter immer h├Ąufiger ihren Arbeitsplatz ver├Ąndern, wird ein strukturiertes und durchdachtes Onboarding immer bedeutender. Zum einen erlaubt es einen optimalen Startpunkt ebenso wie eine effektive Einbeziehung neu eingestellter Arbeitnehmer in den Betrieb, auf der anderen Seite profitieren Firmen durch eine h├Âhere Effizienz und eine effektivere Bindung des Mitarbeiters ebenso wie die als Folge fallenden Fluktuationskosten.

Gem├Ą├č der k├╝rzlich erschienenen Erhebung ÔÇ×Onboarding im WandelÔÇť (s. PDF) von Haufe haben heutzutage 83 Prozent der betrachteten Gesch├Ąftsbetriebe erkannt, dass in Zeiten des Fachkr├Ąftemangels das Onboarding zentral ist, um neu gewonnene Mitarbeiter zeitnah in das Unternehmen einzugliedern wie auch dauerhaft zu halten. Gleichzeitig sind sie davon ├╝berzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Startjahr durch getroffene Onboarding-Strategien gesenkt werden konnte. 93 Prozent der Betriebe sind au├čerdem der Meinung, dass durch zielgerichtete Einarbeitung die soziale Eingliederung der neu eingestellten Kollegen verst├Ąrkt und vorangetrieben werden kann. 92 % der Unternehmungen stimmten dar├╝ber hinaus zu, dass das ebenso f├╝r die fachspezifische Einbindung g├╝ltig ist.

Ungeachtet ebenjener Onboarding Ma├čnahmen berichten 30 Prozent der Gesch├Ąftsbetriebe von F├Ąllen, bei denen kurz zuvor eingestellte Besch├Ąftigte noch vor dem ersten Werktag wieder gek├╝ndigt haben. M├Âglicherweise, da sie sich nicht willkommen gef├╝hlt haben, allgemein an der neuen Stelle Zweifel hatten oder vom neuen Arbeitgeber bis zum 1ten Arbeitstag nichts mehr geh├Ârt haben?

Von daher reicht es insofern nicht, die neu gewonnenen Fachkollegen mit einem Blumenstrau├č am Empfang zu begr├╝├čen ÔÇô vielmehr sind schl├╝ssige Onboarding-Schritte notwendig, die in den Monaten und Tagen kurz vor dem Arbeitsbeginn des neuen Arbeitnehmers benutzt werden. Dazu z├Ąhlt gleicherma├čen das IT-seitige Onboarding.

Der fr├╝he Vogel f├Ąngt den Wurm!

Nunmehr ist fast jedwedes Wirtschaftsunternehmen auf eine leistungsf├Ąhige IT-Umgebung angewiesen. Sei es f├╝r Arbeitshandlungen eines speziellen Besch├Ąftigten, die Organisation und Regulierung von Aufgaben ebenso wie Betriebsabl├Ąufen oder etwa den Austausch innerhalb der Projektgruppen, zu Verbrauchern und mit Lieferanten.

Da ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz nicht nur f├╝r einen 1. vorteilhaften Eindruck sorgt, sondern auch f├╝r die kommende Entfaltung sowie die Produktivit├Ąt eines Arbeitnehmers essentiell ist, nimmt die Firmen-IT-Infrastruktur beim ordnungsgem├Ą├čen Onboarding eine elementare Rolle ein.

Beim Eingliederungsprozess ist die Unternehmens-IT in erste Linie daf├╝r zust├Ąndig, dass der Arbeitsplatz eines neu gewonnenen Angestellten vor dessen Eintrittstag aufgesetzt wird. Dazu z├Ąhlen zus├Ątzlich zu dem Bestellen ebenso wie dem Bereithalten der richtigen Endger├Ąte, die Installation und das Einrichten aller notwendigen Software, Logins ebenso wie Berechtigungsstrukturen. Ebenso sollten u.a. Sicherheits-Bewu├čtsein-Schulungen f├╝r die Themengebiete IT-Sicherheit und Informationsschutz erstellt und umgesetzt werden, um die neu gewonnenen Kollegen von Anfang an f├╝r sicherheitsbedeutsame Themengebiete sensibilisieren und best├Ąrken zu k├Ânnen.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Betriebs-IT!

Noch immer gibt es etliche Betriebe, in welchen das informationstechnologische Onboarding nicht in ausreichendem Ma├če ber├╝cksichtigt wird. Hier kann sich ein ungeeignetes oder schlechtes Onboarding ungut auf die Mitarbeiterintegration auswirken und bisweilen eine Unw├Ągbarkeit f├╝r die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit und dar├╝ber hinaus den Datenschutz darstellen.

Darum ist das IT Onboarding f├╝r eine Unternehmung essentiell.

Hierbei hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das nachstehende Vorgehen durchgesetzt:

1. Selektion der idealen Ger├Ątschaften

Bei der Wahl der geeigneten Hardware ist zu beachten, dass alle Firmenbereiche sowie Anwendungsverantwortlichen von der IT, ├╝ber die Personalabteilung bis hin zur Fachabteilung in den Prozess mit eingeschlossen werden.
In einem gemeinschaftlichen Gespr├Ąch gilt es festzulegen, welche Computerkomponenten, Endger├Ąte ebenso wie Zubeh├Ârkomponenten der hinzugewonnene Mitarbeiter braucht. Ist diese Hardware nicht verf├╝gbar, muss sie von der IT-Abteilung in Absprache mit dem Einkauf bestellt werden. Sofern die Hardware vorhanden ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem notwendigen Arbeits-Equipment sowie die Inbetriebnahme ebenso wie Kontrolle der Online- sowie Telefonverbindung.

2. Feststellung der erforderlichen Applikationen ebenso wie der Nutzungsrechte.

Parallel zur Ausstattung des physikalischen Arbeitsplatzes soll die notwendige Computersoftware ausgemacht werden. In Abh├Ąngigkeit von Stellenprofil ben├Âtigt der neue Mitarbeiter zus├Ątzlich zu den g├Ąngigen Anwendungen wie Microsoft Office ebenso unternehmensspezifischere Softwareanwendungen, wie ggfs. ein Enterprise Resource Planning-System, Grafik-Tools oder etwa InDesign. Die Unternehmens-IT wird zuvor kontrollieren, ob Userlizenzen erworben beziehungsweise erweitert werden m├╝ssen. Nachfolgend hei├čt es, die Software zu installieren, die Benutzerrechte zu erteilen und das E-Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Angestellten aufzusetzen.

3. Umsetzung der Zeiterfassung

Entsprechend einem Urteil des EuGH┬ávom 14.Mai 2019 sind Unternehmen verpflichtet, Werkzeiten von Angestellten zu dokumentieren. Daher sollte f├╝r jeden neuen Besch├Ąftigten ein individuelles Zeitkonto vorgesehen werden, um die Zeiten direkt vom 1ten Werktag an aufzeichnen zu k├Ânnen.

4. Einrichtung der Zutrittskontrolle

In einigen Unternehmen wird die Zutrittskontrolle technologisch verwaltet. Die Betriebs-IT sollte die jeweiligen Firmenbereiche freischalten, damit der neue Angestellte nicht vor verriegelten T├╝ren steht.

5. Verf├╝gbarmachung, Administration und Sicherung mobiler Endger├Ąte

Die meisten Unternehmungen bieten ihren Angestellten f├╝r das flexible T├Ątig sein die Nutzung mobiler Devices. Wird ein neuer Arbeitnehmer mit einem portablen Device etwa einem Notebook, einem IPad oder einem Smartphone versehen, sollten solche Devices in einer Mobile-Device-Management-Solution administriert werden. Um die Sicherheit beim mobilen T├Ątig sein zu steigern, sollten die benutzten Ger├Ąte unter anderem durch eine Anti-Viren-Software, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine Harddriveverschl├╝sselung gesch├╝tzt werden. Dar├╝ber hinaus sollte ein Virtual Private Network, kurz VPN, aufgesetzt werden, um neuen Arbeitnehmern einen gesicherten Remote-Zugang auf das Firmenetz zu gestatten.

6. Einf├╝hrung sowie Trainings zu sicherheitskritischen Themen

Beim Jobantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neu gewonnenen Mitarbeiters in die Technologie, Softwarekomponenten sowie die IT-Security. Ebenso sollte die Betriebs-IT den neuen Angestellten mit den Bestimmungen f├╝r die Internetnutzung ebenso wie mit dem unternehmenseigenen Datenschutzprozess vertraut machen. Dar├╝ber hinaus sollten in den 1ten Wochen und Monaten Security-Awareness-Fortbildungen f├╝r die Bereiche IT-Sicherheit und Informationsschutz terminlich festgelegt und vollzogen werden, um die neuen Mitarbeiter von Anfang an f├╝r sicherheitsrelevante Themen sensibilisieren und interessieren zu k├Ânnen.

Mitarbeiterbindung vom ersten Tag an!

Insbesondere in den ersten 100 Tagen ist das Risiko hoch, dass neu eingestellte Besch├Ąftigte wieder abspringen. Des ├ľfteren werden dabei gem├Ą├č der aktuellen softgarden-Studie ÔÇ×Probezeit f├╝r ArbeitgeberÔÇť┬á ein schlechtes Betriebsklima, falsche Erwartungen an die Betriebskultur oder auch die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managerstil als Grund angegeben.

Darum ist es unabdingbar, dass neu gewonnene Arbeitskollegen gerade in der Anfangszeit vermittels eines sinnvoll organisierten und mit System gestalteten Onboarding-Prozesses aufgenommen und in den Betrieb eingebunden werden.

M├Âchten auch Sie wissen, wie Sie ein zielorientiertes wie auch effektives IT-seitiges Onboarding aufbauen k├Ânnen, das es allen Mitarbeitern erlaubt, auf unkomplizierte und informative Weise zu starten? Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!

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