Dokumentenmanagementsysteme - Aktenberge waren gestern: Wie Sie mit der digitalen Ablage Geld, Zeit und Platz sparen!

Mann mit Akten in einem Aktenraum

Für die Zukunftsfähigkeit eines Geschäftes ist es heute bedeutsam, dass jegliche Dokumentation und weitere Geschäftsprozesse zusammenspielen sowie für alle Angestellten stets und von allerorts aus verfügbar sind. Um dies zu ermöglichen, kommen leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz. Welche Beweggründe für die Nutzung eines neuartigen Dokumentenmanagementsystems sprechen und wie Sie durch ihren Einsatz den Weg in einen papierlosen Arbeitsalltag ebnen können, erfahren Sie im untenstehenden Blogbeitrag.

Nebensächlich ob digital oder auf Papier: Geschäftsbetriebe sehen sich heute vor der immensen Aufgabe, eine Vielfalt verschiedenster Dokumente, Geschäftsunterlagen wie auch weitere Daten wirksam zu erfassen, zu modifizieren und zu organisieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sie rechtlich dazu verpflichtet sind, aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher sowie rechtskonform zu archivieren und fristgemäß zu vernichten.

Auf die Fragestellung, wie Unternehmen diese Aufgaben mit Erfolg schultern können, gibt es nur eine Antwort: mit einer leistungsstarken DMS-Lösung.

Wirkunsvolle Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können Firmen dabei helfen, alle möglichen Unterlagen in Papierform zu digitalisieren ebenso wie sie in Verbindung mit jeglichen elektronisch vorhandenen Informationen wie Mails, Office-Dokumenten oder Portable Document Format-Dokumenten zentral zu archivieren und zu organisieren. Zusätzlich können intelligente Dokumentenmanagementsysteme dokumentenbasierte Geschäftsabläufe perfektionieren, den betrieblichen Informationsfluss entscheidend verbessern und gleichzeitig die natürlichen Ressourcen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs schonen.

Die Papierflut wächst weiter!

Trotzdem wir uns schon lange im digitalen Zeitalter befinden und die Verwendung zeitgemäßer DMS-Lösungen viele Möglichkeiten bietet, wertvolle Ressourcen zu sparen und den Papierverbrauch zu senken, halten immer noch zahlreiche Betriebe an einem papierzentrierten Management von Dokumenten fest.

Entsprechend den Untersuchungsergebnissen des „Digital Office Index 2020“ ( ) vom Branchenverband Bitkom spielt Papier in jedem 4. Unternehmen noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent arbeiten gänzlich auf Basis von Papierdokumenten, 18 v.H. weitestgehend auf Papierbasis und 36 Prozent setzen rund zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitalisierte Formate.

Im Übrigen sind 70 % der befragten Manager der Studie „Papierlos Arbeiten Monitor 2020“ von Fellow Digitals weiterhin der Meinung, dass das Ausdrucken teilweise zwingend sei.

Dennoch landet Vieles, was tagtäglich ausgedruckt wird, schon kurz danach wieder im Papierkorb.

Zusätzlich führt das auf Papier basierende Management von Dokumenten mit Blick auf die fortlaufend ansteigende Dokumentenmenge zu zeitaufwändigen Recherchen, nutzlosen Redundanzen, ineffektiven Arbeitsabläufen, Versionschaos und zu überforderten Arbeitnehmern. Weiterhin können die Unternehmungen die gesetzeskonforme sowie revisionssichere Sicherung unter diesen Bedingungen meistens nicht komplett realisieren.

All dies kann auf Dauer gesehen nachteilige Auswirkungen für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebs haben.

Vor diesem Hintergrund sollte jede Firma ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem verwenden.

paperchaos

Endlich Ordnung im Dokumentenchoas!

Die Faktoren, welche für die Implementation eines Dokumentenmanagementsystems sprechen, sind so zahlreich wie einleuchtend:

1. Daten in Realtime durch einfachen, orts- und endgeräteunabhängigen Zugriff auf Geschäftsabläufe!

In einem DM-System werden sämtliche Betriebsunterlagen zentral verarbeitet, organisiert, revisionsfest gesichert ebenso wie fristgerecht gelöscht. Unter Einsatz unterschiedlicher Such- und Filterfunktionen ist jedes Dokument in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar – unabhängig vom Format, der Ursprungsquelle, dem Ort sowie dem Device des Angestellten.

2. Mehr Raum für Produktiveres!

Ein DM-System macht traditionelle Archive sowie Aktenschränke überflüssig. Vielmehr gibt es nur noch einen digitalen Aktenschrank, in dem jegliche Geschäftsdokumente und Belege des Betriebes ihren Platz haben. Im Zuge dessen können Unternehmungen die Kosten für die Archivräumlichkeiten sparen sowie den freigewordenen Platz für sonstige, produktivere Zwecke nutzen.

3. Green IT!

Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagementlösung können Unternehmungen den Verbrauch an Papier, Druckertinte sowie Toner signifikant senken. Gleichzeitig werden die Druckkosten minimiert und die Umwelt geschont.

4. Optimierte Kooperation durch mehr Transparenz!

Während Papierbelege für gewöhnlich nur von einem oder wenigen Beschäftigten simultan zu begutachten sind, können elektronische Geschäftsdokumente von vielen Mitarbeitern parallel abgerufen, überarbeitet und geteilt werden. Die Versionierung passiert dabei automatisiert. Ferner gibt eine Historie exakten Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat und was abgeändert worden ist. Dies vergrößert die Transparenz und vereinfacht die Kollaboration im Team außerordentlich.

5. Kundenzufriedenheit dank Informationsvorsprung!

Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems wirkt sich förderlich auf die Kundenzufriedenheit aus. Dank automatisierten Wiedervorlagen wie auch Erinnerungen vermindert sich unter anderem die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Bearbeitung einer Bestellung etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht notiert wird. Zudem können die Beschäftigten permanent und unverzüglich sämtliche Daten zu einem Kundenauftrag einsehen und dem Interessenten Rückmeldung über den Stand der Bearbeitung geben. Hierdurch erlebt dieser einen effizienteren und besseren Service.

6. Revisionssichere sowie gesetzeskonforme Sicherung und Entfernung!

Durch die Nutzung einer Dokumentenmanagementlösung können Unternehmen aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich bedeutsame Geschäftsunterlagen revisionsfest ebenso wie rechtskonform archivieren und termingetreu löschen.

Auf dem Weg in den papierlosen Alltag!

Der papierlose Businessalltag bleibt in vielen Unternehmen nach wie vor noch ein Wunschtraum.

Im Alltag bedeutet das im Hinblick auf das DMS, dass Tag für Tag zahllose Unterlagen und Belege ausgedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, archiviert oder aber mühsam gesucht werden.

Starke DM-Systeme können hier wirkungsvolle Abhilfe schaffen.

Sie machen es möglich, dass alle Unterlagen im Unternehmen revisionssicher, datensicher und zugleich einfach auffindbar gesichert und archiviert werden. Darüber hinaus ersparen sie ein zeitraubendes Dokumentenmanagement auf Papier, perfektionieren dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse und helfen Firmen dabei, die gesetzmäßigen Vorgaben zu erfüllen.

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