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Unzählige Dokumente liegen in drei unsauberen Stapeln auf einem Schreibtisch. Ein Taschenrechner liegt davor.

Dokumentenmanagementsysteme im ├ťberblick

F├╝r die Zukunftsf├Ąhigkeit eines Gesch├Ąftes ist es heute bedeutsam, dass jegliche Dokumentation und weitere Gesch├Ąftsprozesse zusammenspielen sowie f├╝r alle Angestellten stets und von allerorts aus verf├╝gbar sind. Um dies zu erm├Âglichen, kommen leistungsf├Ąhige Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz. Welche Beweggr├╝nde f├╝r die Nutzung eines neuartigen Dokumentenmanagementsystems sprechen und wie Sie durch ihren Einsatz den Weg in einen papierlosen Arbeitsalltag ebnen k├Ânnen, erfahren Sie im untenstehenden Blogbeitrag.

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Aktenberge waren gestern: Wie Sie mit der digitalen Ablage Geld, Zeit und Platz sparen!

Nebens├Ąchlich ob digital oder auf Papier: Gesch├Ąftsbetriebe sehen sich heute vor der immensen Aufgabe, eine Vielfalt verschiedenster Dokumente, Gesch├Ąftsunterlagen wie auch weitere Daten wirksam zu erfassen, zu modifizieren und zu organisieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sie rechtlich dazu verpflichtet sind, aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher sowie rechtskonform zu archivieren und fristgem├Ą├č zu vernichten.

Auf die Fragestellung, wie Unternehmen diese Aufgaben mit Erfolg schultern k├Ânnen, gibt es nur eine Antwort: mit einer leistungsstarken DMS-L├Âsung.

Wirkunsvolle Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, k├Ânnen Firmen dabei helfen, alle m├Âglichen Unterlagen in Papierform zu digitalisieren ebenso wie sie in Verbindung mit jeglichen elektronisch vorhandenen Informationen wie Mails, Office-Dokumenten oder Portable Document Format-Dokumenten zentral zu archivieren und zu organisieren. Zus├Ątzlich k├Ânnen intelligente Dokumentenmanagementsysteme dokumentenbasierte Gesch├Ąftsabl├Ąufe perfektionieren, den betrieblichen Informationsfluss entscheidend verbessern und gleichzeitig die nat├╝rlichen Ressourcen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs schonen.

Die Papierflut w├Ąchst weiter!

Trotzdem wir uns schon lange im digitalen Zeitalter befinden und die Verwendung zeitgem├Ą├čer DMS-L├Âsungen viele M├Âglichkeiten bietet, wertvolle Ressourcen zu sparen und den Papierverbrauch zu senken, halten immer noch zahlreiche Betriebe an einem papierzentrierten Management von Dokumenten fest.

Entsprechend den Untersuchungsergebnissen des┬áÔÇ×Digital Office Index 2020ÔÇť┬á( ) vom Branchenverband┬áBitkom┬áspielt Papier in jedem 4. Unternehmen noch eine sehr gro├če Rolle: 8 Prozent arbeiten g├Ąnzlich auf Basis von Papierdokumenten, 18 v.H. weitestgehend auf Papierbasis und 36 Prozent setzen rund zur H├Ąlfte auf Papier und zur anderen H├Ąlfte auf digitalisierte Formate.

Im ├ťbrigen sind 70 % der befragten Manager der Studie┬áÔÇ×Papierlos Arbeiten Monitor 2020ÔÇť┬ávon Fellow Digitals weiterhin der Meinung, dass das Ausdrucken teilweise zwingend sei.

Dennoch landet Vieles, was tagt├Ąglich ausgedruckt wird, schon kurz danach wieder im Papierkorb.

Zus├Ątzlich f├╝hrt das auf Papier basierende Management von Dokumenten mit Blick auf die fortlaufend ansteigende Dokumentenmenge zu zeitaufw├Ąndigen Recherchen, nutzlosen Redundanzen, ineffektiven Arbeitsabl├Ąufen, Versionschaos und zu ├╝berforderten Arbeitnehmern. Weiterhin k├Ânnen die Unternehmungen die gesetzeskonforme sowie revisionssichere Sicherung unter diesen Bedingungen meistens nicht komplett realisieren.

All dies kann auf Dauer gesehen nachteilige Auswirkungen f├╝r die Zukunfts- und Wettbewerbsf├Ąhigkeit eines Betriebs haben.

Vor diesem Hintergrund sollte jede Firma ein leistungsf├Ąhiges Dokumentenmanagementsystem verwenden.

Endlich Ordnung im Dokumentenchoas!

Die Faktoren, welche f├╝r die Implementation eines Dokumentenmanagementsystems sprechen, sind so zahlreich wie einleuchtend:

1. Daten in Realtime durch einfachen, orts- und endger├Ąteunabh├Ąngigen Zugriff auf Gesch├Ąftsabl├Ąufe!

In einem DM-System werden s├Ąmtliche Betriebsunterlagen zentral verarbeitet, organisiert, revisionsfest gesichert ebenso wie fristgerecht gel├Âscht. Unter Einsatz unterschiedlicher Such- und Filterfunktionen ist jedes Dokument in Sekundenschnelle auffindbar und verf├╝gbar ÔÇô unabh├Ąngig vom Format, der Ursprungsquelle, dem Ort sowie dem Device des Angestellten.

2. Mehr Raum f├╝r Produktiveres!

Ein DM-System macht traditionelle Archive sowie Aktenschr├Ąnke ├╝berfl├╝ssig. Vielmehr gibt es nur noch einen digitalen Aktenschrank, in dem jegliche Gesch├Ąftsdokumente und Belege des Betriebes ihren Platz haben. Im Zuge dessen k├Ânnen Unternehmungen die Kosten f├╝r die Archivr├Ąumlichkeiten sparen sowie den freigewordenen Platz f├╝r sonstige, produktivere Zwecke nutzen.

3. Green IT!

Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagementl├Âsung k├Ânnen Unternehmungen den Verbrauch an Papier, Druckertinte sowie Toner signifikant senken. Gleichzeitig werden die Druckkosten minimiert und die Umwelt geschont.

4. Optimierte Kooperation durch mehr Transparenz!

W├Ąhrend Papierbelege f├╝r gew├Âhnlich nur von einem oder wenigen Besch├Ąftigten simultan zu begutachten sind, k├Ânnen elektronische Gesch├Ąftsdokumente von vielen Mitarbeitern parallel abgerufen, ├╝berarbeitet und geteilt werden. Die Versionierung passiert dabei automatisiert. Ferner gibt eine Historie exakten Aufschluss dar├╝ber, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat und was abge├Ąndert worden ist. Dies vergr├Â├čert die Transparenz und vereinfacht die Kollaboration im Team au├čerordentlich.

5. Kundenzufriedenheit dank Informationsvorsprung!

Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems wirkt sich f├Ârderlich auf die Kundenzufriedenheit aus. Dank automatisierten Wiedervorlagen wie auch Erinnerungen vermindert sich unter anderem die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Bearbeitung einer Bestellung etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht notiert wird. Zudem k├Ânnen die Besch├Ąftigten permanent und unverz├╝glich s├Ąmtliche Daten zu einem Kundenauftrag einsehen und dem Interessenten R├╝ckmeldung ├╝ber den Stand der Bearbeitung geben. Hierdurch erlebt dieser einen effizienteren und besseren Service.

6. Revisionssichere sowie gesetzeskonforme Sicherung und Entfernung!

Durch die Nutzung einer Dokumentenmanagementl├Âsung k├Ânnen Unternehmen aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich bedeutsame Gesch├Ąftsunterlagen revisionsfest ebenso wie rechtskonform archivieren und termingetreu l├Âschen.

Auf dem Weg in den papierlosen Alltag!

Der papierlose Businessalltag bleibt in vielen Unternehmen nach wie vor noch ein Wunschtraum.

Im Alltag bedeutet das im Hinblick auf das DMS, dass Tag f├╝r Tag zahllose Unterlagen und Belege ausgedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, archiviert oder aber m├╝hsam gesucht werden.

Starke DM-Systeme k├Ânnen hier wirkungsvolle Abhilfe schaffen.

Sie machen es m├Âglich, dass alle Unterlagen im Unternehmen revisionssicher, datensicher und zugleich einfach auffindbar gesichert und archiviert werden. Dar├╝ber hinaus ersparen sie ein zeitraubendes Dokumentenmanagement auf Papier, perfektionieren dokumentenzentrierte Gesch├Ąftsprozesse und helfen Firmen dabei, die gesetzm├Ą├čigen Vorgaben zu erf├╝llen.

Sie m├Âchten mehr ├╝ber das Thema DMS lernen, Ihr Management von Dokumenten optimieren oder von den Features einer aktuellen Dokumentenmanagementl├Âsung profitieren? Wir unterst├╝tzen Sie mit unserer Expertise!

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