Information Rights Management: Durchgängige
Dokumentensicherheit im digitalen Zeitalter!

Unerwünschter Datenabfluss kann für Unternehmen existenzielle Konsequenzen innehaben. Daher sind effektive Schutzmaßnahmen, wie ein Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung ein unabdingbares Muss für jedes Unternehmen. Wie diese Technik genau gelingt und warum sie im Zuge einer umfassenden Informationssicherheitsstrategie nicht fehlen darf, verraten wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag.

Der technologische Fortschritt hat in den vergangenen Jahrzehnten eine Fülle disruptiver Innovationen hervorgebracht – und dabei die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, wie auch im Austausch stehen, fundamental verändert.
Mehr sogar: Unternehmen sind heute angesichts wegweisender Innovationen wie das Cloud-Computing, die künstliche Intelligenz sowie das Internet der Dinge nicht nur äußerst vernetzt, sondern auch smarter und interaktiver aufgestellt als je davor.

Allerdings wächst mit dieser Dynamik ebenso die Bedrohung, dass kritische Geschäftsinformationen ungesteuert den Betrieb verlassen, missbräuchlich ausgenutzt oder sogar absichtlich gestohlen werden.

Somit verzeichneten die Datenschutzbehörden in Deutschland im Jahr 2021, einer Auswertung von DLA Piper nach, 40.000 Datenschutzverletzungen.
Weiterhin sind dem Information Risk Research Expertenteam von Gartner 50–70 Prozent oder jedlicher Sicherheitsvorfälle und 75 % der gesamten Sicherheitsverstöße auf nachlässige oder sogar heimtückische Mitarbeiter zurückzuführen.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die Unternehmen die Sicherheit ihrer Geschäftsinformationen bitterernst nehmen sowie effektive und umfangreiche IT-Schutzmaßnahmen implementieren – besonders in Hinsicht auf den Informationsschutz.

Ein wirksames Tool kann an dieser Stelle Information-Rights-Management, kurz gesagt IRM, sein.

Hoher Informationsschutz dank Verschlüsselung und Benutzerberechtigungen

Im Gegensatz zu gewöhnlichen Informationsschutzlösungen, welche häufig bloß den Übertragungsweg oder die Benutzung beschützen, verfolgen Information-Rights Management-Lösungen das Ziel, die Schutzvorkehrungen nach Möglichkeit in der Nähe der schützenden Geschäftsinformation, zu platzieren.

Neben dem reinen Schutz von persistent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management festgelegt werden, inwiefern individuelle Anwender die Geschäftsdaten beispielsweise ändern, drucken oder an weitere Benutzer weitersenden können. Die Bestimmung der autorisierten Anwender sowie ihre Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte erfolgt hierbei wahlweise ad-hoc durch den Autor eines Dokumentes bzw. einer E-Mail oder über zentral definierte Sicherheitsrichtlinien, die jeweils zur Verwendung kommen.

Ferner hat der Autor die Möglichkeit, die Berechtigungen zeitlich zu befristen oder sie im Nachhinein zu entreißen.Das kann insbesondere bei einer Projektarbeit von großem Vorteil sein oder im Falle einer fristlosen Kündigung.

Funktionsweise von Information-Rights-Management-Systemen

Beim Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung wird grundsätzlich jedes Schriftstück, wirklich jede Datei sowie jede E-Mail, gemäß ihrem Schutzbedarf, chiffriert.

Will ein Anwender ein IRM-geschütztes Schriftstück oder eine IRM-geschützte E-Mail öffnen, muss er sich zunächst mit einer Benutzerkennung und / oder einem Passwort anmelden. Diese Daten werden mit den Fakten auf dem Information-Rights-Management-Server abgeglichen. Im Falle einer Übereinstimmung wird dem Benutzer der Zugriff gegeben.

Für die Erteilung von Berechtigungen gibt es, wie schon erwähnt, verschiedene Optionen.
Dazu gehören Templates, die von dem Urheber des Dokuments vordefiniert werden oder aber über zentral definierte Sicherheitsrichtlinien.

Information-Rights-Management: Vorteile und Nachteile auf einem Blick

Die Einbindung von Information-Rights-Management bringt den Unternehmen merklich mehr Schutz und Vorteil als alternative IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.

Zum einen besitzen Information-Rights-Management-Lösungen eine vollständige sowie dauerhafte Zugriffssteuerung über den gesamten Kreislauf der Geschäftsinformationen. Zum anderen kann ein fortlaufender Informationsschutz im Zuge von flexibel veränderbaren Zugriffsberechtigungen sichergestellt werden.

Außerdem können Firmen mit einem vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Reihe anderer Risiken begegnen:

Dazu gehören:

• Internetangriffe: Internetangriffe zählen, gemäß dem Risikobarometers der Allianz, zu den größten Geschäftsrisiken weltweit. Über den Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung gehen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle hinsichtlich Verschlüsselung keinen Zugriff zu vertraulichen Geschäftsinformationen bekommen.
• Wirtschaftliche Schäden: Durch Datendiebstahl, Spionage sowie Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, laut Bitkom, gegenwärtig ein jährlicher Gesamtschaden von 223 Mrd. Euro. Mit dem Einsatz einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen wirtschaftliche Schädigungen unterbinden.
• Vertrauens- und Reputationsverlust: Werden IT-Sicherheitsverletzungen sowie Datenschutzvorfälle öffentlich bekannt, müssen Firmen mit Reputationsverlusten planen, die aus negativer Medienberichterstattung abstammen können. Somit sorgten im letzten Jahr bekannt gewordene Datenlecks bei Facebook sowie LinkedIn für Aufsehen. Mit dem Einsatz einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen die Glaubhaftigkeit sowie Integrität der digitalen und vertraulichen Geschäftsinformation gewährleisten, abgekoppelt von der Vielzahl von Kopien und den Medien, worauf sie abgespeichert sind.

Trotz der vielen Pluspunkte, die Information-Rights-Management-Systeme bieten, können sie die Unternehmen weder vor analogen Bedrohungen sowie Attacken, etwa dem Abfotografieren des Bildschirmes oder der Weitergabe eines gedruckten Dokumentes, noch vor Angriffen, bei denen die Persönlichkeit eines Nutzers übernommen wurde, absichern.

Höchste Zeit für höchsten Informationsschutz

Information-Rights-Management-Lösungen gewinnen angesichts der heutigen Bedrohungslage immer mehr an Relevanz.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl bekannter Hersteller, die mit modernen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Sämtlichen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection.
Microsoft Azure Information Protection ist schon in allen Microsoft-Tools integriert und lässt sich mühelos mit einem Mausklick aktivieren.

Möchten auch Sie Ihre privaten Geschäftsgeheimnisse mit einer zuverlässigen Information-Rights-Management-Lösung absichern? Oder haben Sie noch Unklarheiten zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Kontaktieren Sie uns!