Angebote, Verträge, Abrechnungen, Zahlungsbelege und Reklamationen laufen heute in den meisten Unternehmen per E-Mail. Ganze Geschäftsprozesse hängen damit am Postfach.
Laut Bitkom erhält allein in Deutschland jeder Büroangestellte im Schnitt 26 geschäftliche E-Mails am Tag, darunter auch steuer- und handelsrechtlich wichtige Geschäftsdokumente.
Deshalb überrascht es nicht, dass die Archivierung der digitalen Geschäftskorrespondenz immer wichtiger wird.
Mehrere Gesetze regeln die E-Mail-Archivierung
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen in Deutschland seine analoge und seine digitale Geschäftskorrespondenz über viele Jahre vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufbewahren.
Ein zentrales Gesetz zur E-Mail-Archivierung gibt es dafür nicht. Die Pflicht, E-Mails aufzubewahren, ergibt sich aus verschiedenen Vorschriften und Gesetzen.
Dazu zählen insbesondere:
• die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD
• das Handelsgesetzbuch, kurz HGB
• die Abgabenordnung, kurz AO
• die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB
• Aktiengesetz, kurz AktG
• Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz GmbHG
• Umsatzsteuergesetz, kurz UStG
• Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG
• Telekommunikationsgesetz, kurz TKG
• Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich, kurz KonTraG
Die Aufbewahrungspflichten stehen unter anderem in § 257 des Handelsgesetzbuchs und §147 der Abgabenordnung. Danach müssen Firmen alle E-Mails, die nach § 257 des Handelsgesetzbuchs und §147 der Abgabenordnung als Handels- oder Geschäftsbrief gelten und für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs bis zehn Jahre lang aufbewahren.
Ausgenommen von der Aufbewahrung sind private E-Mails von Mitarbeitern, sofern diese der Aufbewahrung im E-Mail-Archiv nicht ausdrücklich zugestimmt haben, und E-Mails mit Bewerberdaten. Dasselbe gilt für interne E-Mails, aus denen kein Geschäft entstanden ist, für Spam und für Marketing-Mails wie Newsletter.
Revisionssichere Archivierung schützt vor Sanktionen
Die Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung legen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff fest.
Unternehmen müssen ihre digitale Geschäftskorrespondenz samt Anhängen deshalb nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und fälschungssicher archivieren.
Handelsübliche E-Mail-Programme erfüllen diese Anforderungen nicht, vor allem bei der Unveränderbarkeit von E-Mails. Deshalb braucht es eine leistungsfähige E-Mail-Archivierungslösung.
Sie macht die digitale Geschäftskorrespondenz revisionssicher und damit rechtssicher. Außerdem hilft sie, Arbeitsabläufe zu verbessern, die E-Mail- und Speicherinfrastruktur zu entlasten und den Verwaltungsaufwand und damit die IT-Kosten zu senken.
Wer die gesetzlichen Archivierungspflichten für E-Mails nicht erfüllt, riskiert hohe Geldbußen und sogar Freiheitsstrafen.
Ein E-Mail-Backup ersetzt kein E-Mail-Archiv
Anders als oft angenommen, können E-Mail-Backups kein E-Mail-Archiv ersetzen. Das Backup eines E-Mail-Servers ist für die kurz- und mittelfristige Speicherung gedacht, damit sich E-Mails nach einem Datenverlust schnell wiederherstellen lassen. Eine E-Mail-Archivierungslösung speichert den E-Mail-Verkehr dagegen langfristig und vor allem revisionssicher, so wie es das Gesetz für die digitale Geschäftskorrespondenz verlangt.
Hinzu kommt, dass E-Mails in einem Backup manipuliert oder sogar gelöscht werden können. Eine E-Mail-Archivierung verhindert das.
Dropsuite schützt Ihre Daten
Mit Dropsuite stellen Sie Ihre Daten schnell und jederzeit wieder her.
Für die Sicherung von E-Mails und Inhalten aus OneDrive, SharePoint und Teams braucht es ausreichend Speicherplatz. Mit Dropsuite müssen Sie sich um die Speicherkapazität keine Sorgen mehr machen.
Der Datenschutz setzt der E-Mail-Archivierung Grenzen
Wie bereits erwähnt, gibt es Ausnahmen, bei denen E-Mails aus rechtlichen Gründen gar nicht oder nur eingeschränkt archiviert werden dürfen.
Private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos
Nutzen Angestellte ihr dienstliches E-Mail-Konto privat, dürfen ihre persönlichen E-Mails grundsätzlich nicht archiviert werden. Das gilt nur dann nicht, wenn sie der E-Mail-Archivierung ausdrücklich zugestimmt haben.
Grundsätze der Datenminimierung
Nach Artikel 5 Abs. 1 lit. c. DSGVO und § 47 Nr. 5 BDSG dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für ihren Zweck erforderlich ist. Gelten für die Daten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die länger dauern als der datenschutzrechtliche Zweck, müssen sie bis zum Ende der längsten einschlägigen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Andernfalls empfiehlt sich dringend ein Löschmodell.
Für die revisionssichere E-Mail-Archivierung gibt es klare Grundsätze
Laut dem E-Mail Statistics Report der Radicati Group werden heute täglich rund 319,6 Milliarden geschäftliche und private E-Mails verschickt und empfangen.
Bei dieser Menge an E-Mails braucht es gerade im Job ein leistungsfähiges Archivierungsprogramm. Es macht Absprachen per E-Mail transparent und überprüfbar und hält die elektronische Geschäftskorrespondenz langfristig und revisionssicher verfügbar.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., kurz VOI, hat außerdem allgemeine Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Aufbewahrung formuliert*:
Jede E-Mail muss entsprechend den rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
Die Archivierung muss vollständig erfolgen. Keine E-Mail darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
Jede E-Mail ist zum organisatorisch frühestmöglichen Termin zu archivieren
Jede E-Mail muss mit ihrem Originaldokument übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
Jede E-Mail darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
Jede E-Mail muss in angemessener Dauer wiedergefunden und reproduziert werden können
Keine E-Mail darf vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist vernichtet, also aus dem Archiv gelöscht werden
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte lückenlos protokolliert werden. Das gesamte organisatorische und technische Archivierungsverfahren muss von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden können
Bei allen Migrationen und Änderungen am E-Mail-Archivsystem müssen alle zuvor genannten Grundsätze eingehalten werden.
*Das Wort „Dokument“ haben wir durch „E-Mail“ ersetzt.
Die Archivierungspflicht bringt Ihnen auch Vorteile.
Die Kommunikation per E-Mail bleibt auf Erfolgskurs. Gleichzeitig ist die Rechtslage zur E-Mail-Archivierung eindeutig.
Prüfen Sie deshalb jetzt, ob Ihre E-Mail-Archivierung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Wenn Sie mehr über rechtssichere E-Mail-Archivierung wissen möchten oder eine Archivierungslösung suchen, die Ihre E-Mail- und Speicherinfrastruktur entlastet und Ihre internen Geschäftsprozesse produktiver macht, sprechen Sie uns an.
