Microsoft PowerPoint im Unternehmen: Funktionen, Einsatz und Tipps

Für die Kennzahlen im Geschäftsführungsmeeting, den Projektstand im Team und die Schulungsunterlagen für neue Kollegen entsteht meist eine Datei in Microsoft PowerPoint. Die Software ist seit Jahrzehnten Teil des Office-Pakets und heute in Microsoft 365 enthalten. In diesem Beitrag fasse ich zusammen, was PowerPoint leistet, wie Unternehmen es einsetzen und worauf IT-Verantwortliche achten sollten.

PowerPoint ist die Präsentationssoftware in Microsoft 365

Microsoft PowerPoint ist eine Software zum Erstellen und Vorführen von Präsentationen. Die Inhalte entstehen auf einzelnen Folien. Neben Text lassen sich Bilder, Videos, Tabellen, Diagramme und Symbole einbinden. Übergänge und Animationen steuern, wann welcher Inhalt sichtbar wird. Gezeigt wird das Ergebnis über Beamer, Bildschirm oder in einer Onlinebesprechung.

PowerPoint gehört neben Word, Excel und Outlook zu den meistgenutzten Anwendungen in Microsoft 365. Die Software läuft unter Windows und macOS, dazu kommen Apps für iOS und Android sowie eine Version für den Browser. Dateien liegen im Format PPTX vor, Präsentationen mit Makros im Format PPTM.

Eine Präsentation stützt das gesprochene Wort. Sie zeigt Zusammenhänge, die sich mündlich nur umständlich erklären lassen, etwa einen Projektablauf oder die Entwicklung einer Kennzahl. Die Folien ergänzen den Vortrag, halten müssen Sie ihn weiterhin selbst.

PowerPoint kam 1987 zu Microsoft

Die erste Version erschien im April 1987, damals unter dem Namen Presenter und für den Apple Macintosh, noch nicht für Windows. Entwickelt hatten sie Bob Gaskins und Dennis Austin bei der Firma Forethought.

Noch im selben Jahr übernahm Microsoft das Unternehmen für rund 14 Millionen US-Dollar. Die erste Windows-Version folgte im Mai 1990, bereits unter dem heutigen Namen. Seitdem ist PowerPoint fester Bestandteil des Office-Pakets.

Für Unternehmen ist diese lange Geschichte vor allem praktisch relevant, denn es existieren sehr viele Altdateien. Präsentationen aus früheren Versionen lassen sich weiterhin öffnen, verlieren dabei aber teilweise Formatierungen. Bei einem Wechsel auf neue Systeme lohnt es sich, zentrale Vorlagen neu aufzubauen, statt alte Dateien immer weiter zu kopieren.

Je nach Umfeld kommen Alternativen infrage

Neben PowerPoint gibt es weitere Präsentationssoftware:

• Apple Keynote: seit 2003 verfügbar, auf Apple-Geräten verbreitet und schlank in der Bedienung

• Google Präsentationen: läuft im Browser und ist auf gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen ausgelegt

• LibreOffice Impress: kostenfrei und an die klassische Office-Bedienung angelehnt, mit kleinerem Funktionsumfang

• Softmaker Presentations: Teil einer Office-Suite eines deutschen Herstellers, interessant für Organisationen mit entsprechenden Beschaffungsvorgaben

In gemischten Umgebungen entscheidet meist die Kompatibilität. Wer Dateien mit Kunden, Partnern oder Behörden austauscht, fährt mit dem Format PPTX oder einem PDF-Export am zuverlässigsten.

Einige nützliche Funktionen bleiben oft ungenutzt

Manche Funktionen fallen im Menü kaum auf. Für die tägliche Arbeit sind vor allem diese hilfreich:

• Daten aus Excel: Tabellen und Diagramme lassen sich verknüpfen. Ändert sich die Quelle, aktualisiert sich die Folie.

• Übergabe an Word: Die Gliederung einer Präsentation lässt sich nach Word übertragen und dort zu einem Dokument ausbauen.

• Aufzeichnung: Vorträge lassen sich mit Ton und Kamera mitschneiden und als Video ausgeben. Das hilft bei Schulungen und bei allen, die am Termin nicht teilnehmen konnten.

• Gemeinsame Bearbeitung: Liegt die Datei in SharePoint oder OneDrive, arbeiten mehrere Personen gleichzeitig daran. Versionsstände bleiben nachvollziehbar.

• Referentenansicht: Notizen, nächste Folie und Zeitanzeige sehen nur Sie, das Publikum sieht ausschließlich die Folie.

• Automatisierung: Wiederkehrende Abläufe lassen sich per VBA-Skript abbilden. Das ist ein Sonderfall und sollte wegen der Makro-Thematik mit der IT abgestimmt werden.

Je nach Lizenz steht in PowerPoint zusätzlich Microsoft 365 Copilot zur Verfügung. Er erzeugt Folienentwürfe, etwa aus einem vorhandenen Word-Dokument, und fasst bestehende Präsentationen zusammen. Das Ergebnis ist ein Ausgangspunkt und ersetzt die inhaltliche Prüfung nicht.

Sechs Tipps machen Präsentationen besser

Ein gutes Foliendesign trägt keinen schwachen Vortrag. Die Software kann Inhalte verständlicher machen, den roten Faden müssen Sie liefern. Die folgenden Punkte sparen Zeit bei der Erstellung und verbessern das Ergebnis:

1. Folienmaster nutzen: Legen Sie Logo, Farben, Schriftarten und Folienlayouts einmal zentral fest. Alle weiteren Präsentationen entstehen dann im Corporate Design, ohne dass jemand Farbwerte nachschlagen muss.

2. Vorlagen bereitstellen: Neben den Motiven von Microsoft lohnt sich eine kleine Auswahl eigener Vorlagen, etwa für Angebotspräsentationen, Projektberichte und Schulungen.

3. Animationen sparsam einsetzen: Ein gezielt gesetzter Effekt lenkt die Aufmerksamkeit auf einen Punkt. Wechselnde Übergänge auf jeder Folie lenken davon ab.

4. Schriftarten einbetten: Unter Datei, Optionen, Speichern aktivieren Sie die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“. So bleibt das Layout auch auf fremden Geräten erhalten.

5. Dateigröße reduzieren: Bilder und Videos komprimieren, nicht benötigte 3D-Modelle entfernen, für den Versand ein PDF erzeugen. Das erspart Probleme beim Mailversand.

6. Freihändig präsentieren: Ein Presenter, also eine kleine Fernbedienung, oder die Steuerung über das Smartphone geben Bewegungsfreiheit. Das wirkt sich meist spürbar auf die Vortragsweise aus.

IT-Verantwortliche sollten sechs Punkte im Blick behalten

PowerPoint ist ein Werkzeug für Endanwender, es berührt aber mehrere Themen der IT-Organisation:

• Lizenzierung: Prüfen Sie, welcher Microsoft-365-Plan die Desktop-Apps enthält. Einige Pläne umfassen nur die Web- und Mobilversionen.

• Ablage: Präsentationen gehören nach SharePoint oder OneDrive statt auf lokale Laufwerke. Nur dort greifen Versionierung, Freigabekontrolle und Datensicherung.

• Makros: Dateien im Format PPTM sollten nur dort erlaubt sein, wo sie gebraucht werden. Makros aus dem Internet blockiert Microsoft standardmäßig, diese Einstellung sollten Sie nicht aufweichen.

• Vertrauliche Inhalte: Kennzahlen und Angebotsdaten landen häufig in Folien. Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview helfen, solche Dateien zu kennzeichnen und die Weitergabe einzuschränken.

• Externe Freigaben: Prüfen Sie regelmäßig, welche Präsentationen per Link nach außen freigegeben sind und ob das noch nötig ist.

• Barrierefreiheit: Für Behörden und öffentliche Auftraggeber ist die eingebaute Barrierefreiheitsprüfung Pflicht. Alternativtexte und ausreichende Kontraste gehören bereits in die Vorlage.

So wird PowerPoint zu einem verlässlichen Werkzeug

Die meisten Schwierigkeiten mit Präsentationen entstehen, weil jede Abteilung eigene Vorlagen pflegt, Dateien lokal liegen und Formatierungen auf fremden Geräten verrutschen. Mit der Software selbst hat das wenig zu tun. Ich würde deshalb mit einem gepflegten Folienmaster, einer zentralen Vorlagenablage und klaren Regeln für Ablage und Freigabe anfangen. Der Aufwand dafür ist überschaubar.

Wir unterstützen mittelständische Unternehmen, Behörden und IT-Dienstleister bei Einrichtung und Betreuung von Microsoft 365, von der Lizenzwahl über Vorlagen und Ablagestrukturen bis zu den Sicherheitseinstellungen. Wenn Sie PowerPoint in Ihrem Unternehmen besser aufstellen möchten, sprechen Sie uns an.