Eine Aufgabe steht in einer E-Mail, die nächste im Chat, die dritte auf einem Notizzettel am Monitor. Wer gerade woran arbeitet, ist dann nur schwer zu erkennen. Microsoft Planner bündelt diese Aufgaben an einer Stelle, ohne dass Sie ein zusätzliches Werkzeug einkaufen müssen. In diesem Beitrag ordne ich Planner ein, vom Aufbau über die Abgrenzung zu den übrigen Aufgabenwerkzeugen in Microsoft 365 bis zu den Datenschutzfragen, die Sie vor der Einführung klären sollten.
Microsoft Planner organisiert die Aufgaben eines Teams
Microsoft Planner ist ein Werkzeug für die gemeinsame Aufgabenverwaltung in kleinen und mittleren Teams. Sie legen einen Plan an, erfassen darin Aufgaben und weisen sie Personen zu. Jede Aufgabe trägt ein Fälligkeitsdatum und einen Status, bei Bedarf ergänzt um Checkliste, Anhänge oder eine Beschreibung.
Den größten Nutzen sehe ich in der gemeinsamen Sicht. Alle Beteiligten sehen denselben Stand, ohne nachzufragen. Für Teams, die bisher mit Listen in E-Mails oder Excel gearbeitet haben, ist das der spürbarste Fortschritt.
Planner ist Bestandteil von Microsoft 365. Sie erreichen ihn im Browser und als App in Microsoft Teams. Für die Basisfunktionen sind in den üblichen Geschäftsplänen keine zusätzlichen Lizenzen nötig.
Plan, Bucket und Aufgabe bilden den Aufbau
Der Aufbau ist bewusst schlicht gehalten. Ein Plan gehört zu einem Team oder einer Microsoft-365-Gruppe. Innerhalb des Plans ordnen Sie Aufgaben in Spalten, die Microsoft Buckets nennt. Üblich sind Spalten wie Offen, In Arbeit und Erledigt. Ebenso gut lassen sich Buckets nach Kunden, Standorten oder Arbeitspaketen bilden.
Aufgabenkarten mit Zuständigkeit, Fälligkeit, Priorität und Beschreibung
Buckets und farbige Kennzeichnungen zur Gliederung größerer Pläne
Checklisten innerhalb einer Aufgabe für kleinere Arbeitsschritte
Anhänge und Verweise auf Dateien aus SharePoint oder OneDrive
Ansichten als Board, Raster, Zeitachse und Diagramm
Eine persönliche Ansicht, die Ihnen zugewiesene Aufgaben aus mehreren Plänen zusammenführt
Benachrichtigungen über Microsoft Teams und Outlook
Diese Schlichtheit ist ein Vorteil. Ein Team kann Planner ohne Schulung nutzen. Sie hat aber auch eine Kehrseite, auf die wir weiter unten eingehen.
Planner, To Do, Project und Loop haben unterschiedliche Rollen
Microsoft 365 enthält mehrere Werkzeuge für Aufgaben. Das sorgt regelmäßig für Verwirrung. Microsoft hat die Angebote in den vergangenen Jahren zusammengeführt, die Rollen unterscheiden sich aber weiterhin.
Microsoft To Do: persönliche Aufgabenlisten für Ihre eigene Arbeitsorganisation. Für die Arbeit im Team ist To Do nicht gedacht.
Microsoft Planner: gemeinsame Aufgaben eines Teams. Passend für überschaubare Vorhaben ohne komplexe Abhängigkeiten.
Erweiterte Projektfunktionen: Zeitpläne, Abhängigkeiten und Ressourcenplanung bietet Microsoft in einer kostenpflichtigen Premium-Stufe an, die aus dem früheren Project für das Web hervorgegangen ist.
Microsoft Loop: gemeinsame Arbeitsflächen und Komponenten, die sich in Chats und Dokumenten einbetten lassen. Aufgabenlisten aus Loop können mit Planner zusammenspielen.
Als Faustregel gilt: Was nur Sie betrifft, gehört in To Do. Was ein Team gemeinsam abarbeitet, gehört in Planner. Was Termine, Abhängigkeiten und Auslastung über Monate hinweg steuert, braucht eine Projektlösung mit entsprechendem Funktionsumfang.
Bei Abhängigkeiten und Berechtigungen stößt Planner an Grenzen
Planner kennt keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und keine Aufwandsplanung. Auch die Berechtigungen sind grob: Wer Mitglied der zugehörigen Gruppe ist, sieht alle Aufgaben des Plans. Für vertrauliche Vorgänge aus Personalwesen oder Geschäftsführung ist das ungeeignet. Legen Sie solche Themen in einen eigenen Plan mit eigener Gruppe.
Ein zweiter Punkt betrifft die Auswertung. Berichte über mehrere Pläne hinweg sind nur eingeschränkt möglich. Wenn Sie eine Portfolio-Sicht über viele Vorhaben benötigen, reicht Planner allein nicht aus.
Für den Datenschutz gelten die Regeln Ihres Microsoft-365-Tenants
Ob Planner DSGVO-konform ist, lässt sich nicht mit Ja oder Nein beantworten. Planner ist Teil von Microsoft 365 und kein eigenständiger Dienst. Datenschutzrechtlich gilt deshalb, was auch sonst für Ihren Tenant gilt: Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft, einen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine dokumentierte Bewertung der Risiken.
Für Kunden in der EU hat Microsoft die sogenannte EU-Datengrenze eingeführt. Kundendaten aus Microsoft 365 werden darin innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet. Ein Zugriff aus Drittstaaten, etwa im Rahmen von Support, lässt sich damit nicht vollständig ausschließen. Für Übermittlungen in die USA stützt Microsoft sich auf den derzeit geltenden Angemessenheitsbeschluss. Dessen Bestand ist rechtlich umstritten. Benennen Sie diesen Punkt in Ihrer Risikobewertung offen.
Welche personenbezogenen Daten in Aufgaben stehen dürfen und welche nicht
Wer Pläne anlegen darf, damit keine unkontrollierten Gruppen entstehen
Wie Sie mit Gästen umgehen, etwa mit Dienstleistern, die Zugriff auf einen Plan erhalten
Welche Aufbewahrungs- und Löschregeln für Aufgaben und Anhänge gelten
Ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist, weil sich aus Aufgabenständen Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte ziehen lassen
Der letzte Punkt wird häufig übersehen. Sobald ein System das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten erkennbar macht, ist in Betrieben mit Betriebsrat dessen Mitbestimmung zu beachten. Klären Sie das früh und nicht erst nach dem Rollout.
Eine geordnete Einführung beginnt mit einem Team
Planner braucht wenig Technik, aber ein paar Absprachen. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
Mit einem Team starten und einen einzigen Plan aufbauen, statt sofort das ganze Unternehmen umzustellen.
Eine einfache Bucket-Struktur festlegen und schriftlich festhalten, was eine Aufgabe mindestens enthalten muss.
Regeln für personenbezogene Daten und Anhänge abstimmen und die Datenschutzverantwortlichen einbinden.
Nach einigen Wochen prüfen, ob Planner ausreicht oder ob einzelne Vorhaben eine Projektlösung brauchen.
Erst danach weitere Teams anbinden.
Eine Projektsteuerung oder eine Datenschutzorganisation ersetzt Planner nicht. Als gemeinsame Aufgabenliste für ein Team halte ich ihn für ein solides Werkzeug, das in Ihren bestehenden Microsoft-365-Verträgen bereits enthalten ist. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Planner sauber in Ihre Microsoft-365-Umgebung einbetten, sprechen Sie uns an.
Microsoft 365 sinnvoll nutzen
Planner ist Teil eines größeren Baukastens. Wir helfen dabei, die Dienste aufeinander abzustimmen, Berechtigungen sauber zu setzen und den Datenschutz von Anfang an mitzudenken.
Häufige Fragen
Die Basisfunktionen von Planner sind in den gängigen Microsoft-365-Plänen für Unternehmen enthalten, eine zusätzliche Lizenz brauchen Sie dafür nicht. Für erweiterte Projektfunktionen wie Zeitpläne mit Abhängigkeiten bietet Microsoft eine kostenpflichtige Premium-Stufe an. Welche Pläne in Ihrem Tenant lizenziert sind, sehen Sie im Microsoft 365 Admin Center.
To Do ist auf persönliche Aufgabenlisten ausgelegt, Planner auf die gemeinsamen Aufgaben eines Teams. In Planner arbeiten mehrere Personen an einem Plan, mit Zuweisungen, Buckets und Fortschrittsanzeige. Beide Dienste sind verbunden: Aufgaben, die Ihnen zugewiesen werden, erscheinen auch in Ihrer persönlichen Aufgabenansicht.
Planner speichert seine Daten in der Microsoft-365-Umgebung Ihres Tenants, eng verbunden mit Microsoft-365-Gruppen, SharePoint und Exchange. Für Kunden in der EU hat Microsoft mit der EU-Datengrenze zugesagt, Kundendaten innerhalb der EU zu speichern und zu verarbeiten. Den genauen Stand entnehmen Sie den Microsoft-Datenschutzunterlagen zu Ihrem Vertrag.
